Políticas de Datos

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ESPUMAS PLÁSTICAS S.A.S.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 

RAZÓN SOCIAL E IDENTIFICACIÓN: ESPUMAS PLÁSTICAS S.A.S., que en adelante denominará LA EMPRESA, sociedad comercial identificada con NIT. 890.916.269 – 5.

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: LA EMPRESA tiene su domicilio en el municipio de Itagüí y su sede principal se encuentra en la Carrera 42 #85 -117.

CORREO ELECTRÓNICO: datospersonales@comodisimos.com.co

TELEFÓNO: 604 4480064 

2. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento que realizará LA EMPRESA, con la información personal será el siguiente: Recolección, almacenamiento, uso, circulación, intercambio, transmisión, transferencia, procesamiento, reproducción, compilación, modificación, aclaración o supresión de dichos datos.

En el desarrollo del giro ordinario de sus negocios EL RESPONSABLE trata los datos personales de personas naturales, contenidas en bases de datos para finalidades legitimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. En este sentido, el tratamiento de datos tiene como finalidad: 

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
• Recibir una atención integral como clientes, proveedores, empleados, contratistas y demás, para gestión de clientes, gestión administrativa, prospección comercial, fidelización de clientes, marketing, publicidad propia, envío de comunicaciones comerciales sobre productos y campañas de actualización de datos e información sobre el cambio en el tratamiento de datos.
• Posibilitar la adquisición de bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de su objeto social y por tanto realizará el tratamiento de datos de sus proveedores para gestionar las compras y el suministro de bienes y servicios y gestionar los pagos a los mismos.
• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual Espumas Plásticas S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de las actividades que hacen parte de su objeto social.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
• Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS, WhatsApp, redes sociales o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones deriva das de los contratos celebrados entre las partes.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Espumas Plásticas SAS con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).
• Compartir información con los aliados comerciales para poder facilitar el objeto social (compras, entregas, otorgamiento de créditos etc.). Estos aliados incluyen empresas trasportadoras, tiendas y vendedores aliados, pasarelas de pago, terceras compañías que otorgan créditos.
• En las tiendas físicas y en las instalaciones se tienen ubicadas cámaras de vigilancia. Las grabaciones son guardadas solo para fines de seguridad y solo se utilizarán para fines de vigilancia y en caso de que sean requeridas por las autoridades competentes.
• Realizar procedimientos administrativos, registros y salidas de documentos, bases de datos para eventuales procesos de selección, promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal, transmisión y/o transferencia de datos.
• Al momento de realizar los pagos, a algunos clientes se les podrá solicitar datos sensibles, tales como fotos de su rostro y de su documento de identidad. Estos datos sensibles no tienen que ser otorgados y el cliente puede rehusarse. Sin embargo, cuando esto suceda por razones de seguridad no podrá finalizarse la compra, por razones de seguridad con el fin de evitar suplantaciones al momento del pago.
• Realizar los reportes de información a las entidades competentes cuando exista una obligación legal o judicial.
• Realizar las verificaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de dar aplicación a la Ley 2300 de 2023, también conocida como Ley Dejen de Fregar. 

FINALIDADES ESPECIFICAS POR LA CALIDAD DEL TITULAR:

Finalidades aplicables a Empleados y Colaboradores:

• En general para la celebración, ejecución y terminación de contratos que vincule al Titular con el Responsable.
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales para el titular y sus beneficiarios (Hijos, cónyuge, compañero permanente).
• Ofrecer programas de formación y/o capacitación personal.
• Informar sobre concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones.
• Informar sobre prevención, promoción y riesgos laborales.
• Contactar al titular por cualquier medio para fines estadísticos, rotación de empleados al interior de la empresa.
• Para darles a conocer decisiones que les atañen respecto de la empresa y las funciones que cumplen dentro de la misma. 
• Respecto de esta base de datos, autorizo la captura del rostro, como dato sensible, para fines de controlar el ingreso y salida de la empresa, para a su vez establecer el cumplimiento del horario de trabajo conforme a contrato suscrito.
• El tratamiento de datos sensible como la grabación mediante cámaras de videovigilancia de sus datos biométricos, como rostro y cuerpo, en el espacio de comedor y cafetín de las instalaciones del Responsable, esto únicamente con el fin de garantizar la seguridad de las personas y los bienes de estas al interior de las instalaciones de la sociedad. Se garantiza que estas grabaciones son de carácter confidencial y tendrán acceso el personal de seguridad y los directivos autorizados, en ningún caso, se encontrarán al acceso del público, ni de terceros no autorizados por la Ley. El Responsable garantiza que estas grabaciones solo serán realizadas cuando se presente un hecho que afecte la seguridad de las personas o de sus bienes, que justifique la necesidad de revisar las grabaciones como lo es un caso de hurto, o un reporte de un altercado físico o verbal, una agresión física o verbal, que requiera tomar medidas por parte del Responsable.
• Comunicación en lo concerniente a los servicios y otras actividades propias relacionadas con las funciones de El Responsable, y cumplimiento de las obligaciones contraídas con contratistas, contratantes, clientes, proveedores y empleados.
• Realización de fotografías y filmación durante la asistencia a las instalaciones del Responsable.
• Presentación de quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de contratos o acuerdos.
• Celebración, ejecución y terminación de contratos.

Finalidades aplicables a Clientes: 

• Cumplir con el desarrollo del objeto del servicio que se le prestará al Cliente.
• Para fines comerciales, administrativos, de mercadeo, ventas.
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por El Responsable.
• Contactar al titular a través de cualquier medio para el envío de noticias relacionadas con las campañas de fidelización o mejora de servicios, promoción y marketing publicitario.
• Contactar al titular a través de correo electrónico o cualquier medio que acuerden las partes para el envío de extractos, estados de cuentas, facturas, gestiones de cobros y/o pagos en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
• Contactar al titular por cualquier medio para fines estadísticos, registro de entrada y salida de documentos.
• Para sostener conversación, ofertas de servicio y asesorías por medio de herramientas como chatbots.
• Generar estadísticas de ventas y compras.
• Gestión de cobros y facturación.
• Cumplir con requerimientos de autoridades administrativas y judiciales.
• Verificar antecedentes comerciales, financieros o de listas restrictivas, si aplica y conforme a la ley.
• Registro de ingreso y salida de las instalaciones.
• Generar históricos de relaciones comerciales.
• Realizar estrategias de mercadeo y su correspondiente envío.
• Realizar encuestas de opinión frente a los productos.
• Realizar la gestión de atención al cliente y lo relacionado con el mismo.
• Realizar solicitudes y envíos de presupuestos.
• Enviar la respectiva notificación de pagos.
• Enviar información contable y tributaria.
• Realización de fotografías y filmación durante la asistencia a las instalaciones del Responsable.
• Envío de campañas publicitarias masivas para oferta de servicios prestados por el Responsable y cualquiera de sus filiales y/o subordinadas.
• Cumplimiento de obligaciones legales y tributarias.
• Los datos suministrados podrán ser utilizados en estrategias de mercadeo adelantado por el Responsable.
• Garantizar la seguridad de las personas y bienes dentro de las instalaciones. 

Finalidades aplicables a Proveedores y Contratistas:

• Fines contables, financieros y comerciales, para fines informativos, de mercadeo y ventas, rendimiento comercial, solicitud de cotizaciones.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de estados de cuentas, facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
• Informar sobre campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
• Contactar al titular por cualquier medio para fines estadísticos, registro de entrada y salida de documentos.
• Seguridad o prevención del fraude.
• Generar estadísticas de ventas y compras.
• Gestión de cobros y facturación.
• Cumplir con requerimientos de autoridades administrativas y judiciales. 

DATOS PERSONALES SENSIBLES: 

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. El Responsable realizará el tratamiento de datos personales considerados sensibles, cuando es requerido, para el cumplimiento de su objeto social, siempre y cuando:

1. El titular haya dado autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos en que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización o no se haga necesario por la naturaleza de su vinculación con la Sociedad.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, eventos en los cuales, los representantes legales o quien ejerza apoyo deberá otorgar su autorización.
3. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

3. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de El Responsable, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de estos.

Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por El Responsable y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

Prueba de la autorización.

El Responsable utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

4. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. 

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

5. DERECHOS DEL TITULAR: 

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

• Acceder de forma gratuita a sus datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles de las niñas, niños y adolescentes. 

Estos derechos podrán ser ejercidos por: 

1. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Sociedad.
2. os causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 

6. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de datos personales, la cual se encuentra publicada en la página www.espumasplasticas.co/es/content/13-politicas-de-datos, Este documento contiene toda la información relativa al tratamiento de la información recolectada y los procedimientos para hacer valer sus derechos, así como para el acceso, la consulta, la rectificación, la actualización y la supresión de datos, en concordancia con lo establecido en el Decreto 1377 de 2013.

7. DEBERES DE ESPUMAS PLASTICAS S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El Responsable, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En consecuencia, ESPUMAS PLASTICAS S.A.S. cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes: 

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Frente a la transferencia y transmisión internacional de datos personales, se compromete a dar Tratamiento, a nombre de las Sociedades, a los Datos Personales conforme a los principios que los tutelan.
• Frente a la transferencia y transmisión internacional de datos personales, se compromete a salvaguardar la seguridad de las Bases de Datos en los que se contengan Datos Personales.
• Frente a la transferencia y transmisión internacional de datos personales, se compromete a guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

8. EJERCICIO DE DERECHOS

a. Derecho de acceso o consulta 

El titular podrá consultar sus datos personales de forma gratuita en los siguientes casos.

1. Una vez cada mes calendario.
2. Cada vez que existan cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de datos de EL RESPONSABLE.

Para consultas que tengan una periodicidad superior a la enunciada en el numeral primero del presente artículo, los responsables podrán cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y de ser el caso, certificación de documentos.

El derecho que se enuncia en el presente numeral podrá ser ejercido por el titular, radicando de manera escrita a través de correo postal remitido a la dirección del Responsable, o mediante correo electrónico a la dirección: datospersonales@comodisimos.com.co indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. 

De ser el caso los documentos que acrediten la consulta realizada. Dejándolo claro en la solicitud se podrá solicitar la información en cualquiera de las siguientes modalidades.

• Visualización en pantalla.
• Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
• Correo electrónico u otro medio electrónico.
• Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por ESPUMAS PLÁSTICAS S.A.S

Una vez recibida la solicitud de acceso o consulta, tendrá EL RESPONSABLE un plazo máximo de diez (10) días hábiles para resolver la. En caso de no ser posible resolver la solicitud en el plazo enunciado, se informará al solicitante la razón de esto, y tendrá EL RESPONSABLE un plazo de cinco (5) días hábiles más, de acuerdo con el artículo 14 de la LEPD.

b. Derechos de quejas y reclamos 

 El derecho que se enuncia en el presente numeral podrá ser ejercido por el titular, radicando de manera escrita a través de correo postal remitido a la dirección del Responsable o mediante correo electrónico a la dirección: datospersonales@comodisimos.com.co indicando en el Asunto indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

EL RESPONSABLE resolverá la queja o reclamo o en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

10. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

ESPUMAS PLASTICAS S.A.S., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental de la autonomía corporativa.

ESPUMAS PLASTICAS S.A.S. cumpla con los límites establecidos por la ley para realizar el registro de sus bases de datos, en consecuencia, realiza el reporte de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

11.CONSULTA Y REPORTE ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO PARA LA APLICACIÓN DE LA LEY 2300 DE 2023 – “LEY DEJEN DE FREGAR” 

ESPUMAS PLASTICAS S.A.S. es una sociedad comprometida con el respeto por los derechos de los ciudadanos, en este sentido, está realizando todo lo necesarios para dar cumplimiento a los fines de la “Ley Dejen de Fregar”, la cual busca regular los horarios, la frecuencia y los canales de contacto de las empresas de cobranza y otros proveedores para proteger la intimidad y tranquilidad de los consumidores. Permite a los ciudadanos inscribirse en el Registro de Números Excluidos (RNE) para no recibir comunicaciones comerciales no deseadas. 

12.VIGENCIA 

La modificación a la presente política rige a partir del 02 de Septiembre de 2025.

Las bases de datos objeto de tratamiento por parte de EL RESPONSABLE serán tratadas por el tiempo que se requiera para la finalidad para la cual son recolectados estos datos. Cuando se haya cumplido con la finalidad para las cuales fueron recolectados los datos, sin perjuicio de lo que dispongan otras normas legales, se procederá por parte de EL RESPONSABLE a la supresión total de los datos, a menos de que exista alguna obligación legal o contractual de mantenerlos bajo custodia.